Les champs obligatoires doivent impérativement être remplis . A défaut,le système rejetera la déclaration. Les champs obligatoires sont :

• Nom du déclarant
• Langue et titre original de l'œuvre
• Type et genre de l'œuvre
• Année de production et nationalité de l'œuvre
• Durée
• Réalisateur ou un ou plusieurs acteurs

Pour être valable une déclaration de droit doit être signée par le producteur/déclarant . Si possible, la déclaration doit être revêtue d'un cachet de la société.

Une fiche complémentaire identifiant le producteur/déclarant, doit également être remplie.

Si disponibles , il est recommandé de fournir en annexe les données de diffusion de l'œuvre en Belgique et à l'étranger.

Sur demande expresse, les ayants-droit peuvent avoir accès à la base de données d'Agicoa par internet (TWI) leur permettant de consulter en directe le contenu de leur répertoire.